横浜市・戸塚区のバイリンガル税理士日記

皆さん、こんばんわ！横浜・戸塚の税理士、八木です。

先日、とある士業さんと話をしていて、カフェでの打合せという話題になりました。そこで、今日はカフェでの打合せについて・・・。

自分自身が対面で打合せをする場合、必ず、うちの事務所の打合室かお客様のところで打ち合わせをするので、カフェで打合せをしたことがないのですが、ときどき、不動産屋さんや保険屋さんの商談と思われる打合せなんかもカフェで見かけますよね。

もし、自分がカフェ、ファーストフード店やファミレスを使用するとしたら、次の場合に使用するようにしています。

・どこかへ行ったときに、少し、カフェによって仕事をしたいとき

・お客様とランチやディナーをご一緒するとき(世間話など)

ただ、これは、法人・個人問わずですが、店舗や事務所を構えているお客様も中には、いらっしゃいますけど、自宅兼事業所としている方もけっこう多いような気がします。税理士の方でも、自宅開業をしているケースやワンルームマンションなどを借りていたとしても、最低８畳以上の部屋でないとレイアウト的に打合スペースをとれないようなケースもあると思います。

つまり、お客様・税理士双方に打合せスペースがとれない場合や自宅のため訪問してほしくない場合には、カフェは打合せ場所として都合がいいのかもしれません。

単に、カフェで世間話をするだけだったり、税務相談をするだけだったらいいのですが、カフェで打ち合わせとなると、次のようなデメリットもあるのが気になります。

・すぐ近くに他の人がいる場合、会話の内容がつつ抜け。

・カフェのテーブルで書類や資料を広げるのも気が引ける。

・カフェだとコピー機や複合機がない。

実際、税理士がお客様と打合せをするときって、プライベートなことやお金の話なども出てきますので、それを他人に聞かれるというのも、どうかと思いますし、カフェの狭いテーブルで書類を広げるのも他の人の目がやはり気になります。

また、打合せの最中に、ちょっとコピーをとりたいということもわりとよくありますが、カフェだとそれもできません(スマートフォンで写真をとるということなら可能かもしれませんが・・・)。

なので、もし、自分がどうしてもカフェで打合せをする必要があるのであれば、貸会議室のあるカフェを選ぶと思います(事前に予約が必要ですし、タイムチャージで会議室の料金は発生しますが)。

個人的な話で、もう、かなり前のことになりますが、以前、カフェで英会話レッスンというのをやってみようかと思ったことがあります。文字通り、カフェで英会話のレッスンをやるのですが、実際にやってみると、すぐ近くに見ず知らずの人がいるし、うるさくて、とてもじゃないけど、カフェでレッスンなんて自分にはできないと思い、結局、お試しレッスンで見送ってしまいました。どうも、公共的な場所は自分には合わないようです。

ですが、お客様と税理士双方に、周りに人がいるのが気にならないというのであれば、カフェでの打合せもありなのでしょう(自分には無理ですが・・・)。

お客様との打ち合わせをする場合、場合によっては、スカイプを使用しての打合せもお勧めです。うちでも遠方のお客様と打合せをする場合、これまで何度かスカイプで打合せをしたことがあります。

ワードやエクセルで作成した資料をこちらからスカイプに添付して、一緒にそれを見ながら打合せをするということも可能ですし、PDFでやりとりをすることもできます。

実際に、うちの事務所では、スカイプでの打合せとメールや郵送のやりとりだけで、直接、お客様にあったことがないというケースもあります。個人的には、中間地点のカフェで打合せをするよりは、スカイプ面談の方がはるかにいいと思っています。

また、自宅を事業所としている場合や６畳以下の狭いワンルームマンションを借りていて打合せスペースがとれないような場合、可能であれば、近くに貸会議室を借りた方が便利かもしれません。

税理士事務所の中には、いくつも打合室がある事務所もあると思いますが、打合せスペースが１つだけの場合、４人掛けのテーブルまたは２人掛けのテーブルと椅子のセットというケースが多いと思います。

ですが、もし、スペースが可能であれば、６人掛けのテーブルまたは８人掛けのテーブルと椅子のセットを選ぶようにしましょう。

うちの事務所でも、当初、打合室に４人掛けのテーブルを置いていました。通常、１人または２人の来所が多いのですが、場合によっては、３人、４人、５人で来客があることもあります。３人以上のお客様が来所された場合、４人掛けのテーブルだと狭いため、すぐに６人掛けのテーブルに変えました。今のところ、７人以上の来客があったことはないのですが、多人数の来客を考慮し、可能であれば、６人掛け以上のテーブルで打合せをできるようにしましょう。テーブルが広いほうが書類も広げやすいため、打合せもしやすいと思います。

いずれにしても、カフェでの打合せよりは、税理士事務所あるいはお客様のところで打合せをするのが一番だと思います。

相続などの仕事の場合、お客様のところへ行っても意外とコピー機がなかったり、あったとしてもインクジェットプリンターだったりするケースも多いですから、そういったときなども、どうするか考えておく必要はありますね。

長文ですが、今日も最後までお読みいただきまして、ありがとうございます。