横浜市・戸塚区のバイリンガル税理士日記

皆さん、こんばんわ。横浜・東戸塚の税理士 八木です。

来年2024年1月より、いよいよ電子帳簿保存法の改正に伴う電子取引の電子データの保存の義務化が開始されます。本日は開始にあたって、簡単に注意点を書いていますので、参考にしてみてくださいね。

【電子取引とは】

電子取引になるものとは、PDFやJPGなどをプリンターで紙に印刷しなければならない証憑類のほとんどすべてのものとなります。

そのため、取引先と紙の証憑類で直接やり取りをしている場合や紙の証憑類を郵送でやり取りしている場合には、リアルで紙の証憑類(原本)が手元にあるため、電子取引にはなりません。

今回は、電子取引のみ法人・個人ともに対応が必要で、それ以外のものにつきましては、そのまま紙で保管していただいても問題はありません。

なお、電子取引になるものにつきまして、下記ご一読のほど、お願い致します。

1．電子ファイル　

電子メールに売上・経費の証憑類(請求書、領収書、契約書、注文書など)をPDFで添付してやり取りしている場合には電子取引になります。

まれに、メールだけのやり取りで、それ以外に証憑類がないという場合もありますが、この場合、メールじたいが証憑類になりますので、そのメールをスクリーンショットした場合も、電子取引に含まれます。

2．ホームページ

最近では、ホームページからPDFで経費の請求書や領収書を発行させる場合も多くなっています。

主なものとして、ネット通販(Amazon、楽天市場、ヤフー、モノタロウなど)、電力会社の電気代や携帯電話の電話代などの水道光熱費や通信費、カード会社の利用明細書などがあります。

金融機関の預金明細は、証憑類ではありますが、請求書や領収書の類いではなく、あくまでも取引の明細ですから、ここで言う電子取引にはなりませんが、カード会社の利用明細書は、カード会社からの請求書であるため電子取引になります。

また、上記のうち、光熱費や通信費を紙の請求書や領収書で受領している場合、カード会社の利用明細を紙で受領している場合には、電子取引にはなりません。

3．クラウドサービス

クラウド会計などの領収書や請求書(経費)も電子取引に含まれます。

4．キャッシュレス決済

Suicaなどの交通費系キャッシュレス決済やPaypayなどのバーコード系キャッシュレス決済(経費)で、スマートフォンを利用している場合も電子取引になります。

利用明細を電子データで保存していただければ、1つ1つの領収書をスキャン保存していただかなくても大丈夫です。

また、Suicaなどの交通費系キャッシュレス決済で、駅で領収書や利用履歴を紙で印刷できるような場合には、電子取引にはなりません。

5．EDI取引

EDI取引とは、インターネット上で、パソコンで経費の振込をするような場合ですが、これも電子取引になります。

その他に、ペーパレスFAXで証憑類のやり取りをしたり、DVDなどで証憑類のやり取りをする場合も、電子取引になります。
 

【保存方法について】

電子データの保存をする場合、クラウドサービスを利用しても、デジタル機器(パソコン、スマートフォン、タブレットなど)のハードディスク(HD)に保存していただいてもどちらでもかまいませんが、クラウド会計などのクラウドサービスを利用していない場合、デジタル機器のHDに保存することになります。

また、電子データの保存では、不正や改ざんの防止のため、真実性が求められ、かつ、ごちゃごちゃにならないようにするため可視性も求められますが、パソコンなどのデジタル機器のHDで保存する場合には、履歴が残りませんので、タイムスタンプを付与するなり、事務処理規程を作成するといった対応が真実性の証明として必要になります。また、パソコンのHDで保存する場合には、システムと異なり検索機能がないため、エクセルなどで日付、取引先及び金額の管理をするなどして可視性の証明をすることも必要になります。

なお、クラウド会計などのクラウドサービスを使用する場合には、JIIMA(日本文書マネジメント協会)により電子帳簿保存法の要件を満たして認証されたソフトになっているものも多いため、保存の履歴も残ることから、上記のタイムスタンプを付与したり、事務処理規程を作成しなくても差し支えありません。また、検索機能もあるため、エクセルで管理しなくても差し支えありません。

さて、今後の手順ですが、

令和5年12月31日まで　

電子取引となるPDFなどを紙で印刷して保存(事業所で保存)


令和6年1月1日以降　　　　

まず、電子取引となるPDFなどをデジタル機器のトップ画面にダウンロード　→　デジタル機器のトップ画面に電子取引というファイル名で ファイルを作成し、さらにそのファイルのなかに、取引先別や月別などにファイルを分けて作成し、トップ画面にダウンロードしたPDFなどを各ファイルのなかに保存(クラウド会計を使用している場合には、ファイルボックスに保存)　 →　各ファイル(クラウドボックス)に保存した後、ダウンロードしたPDFなどを紙で印刷して保存(事業所で保存)


なお、2024年1月以降、税務調査があったときに、電子取引につきましては、電子データで保存していない場合、紙の保存の場合で、紙で保存していない場合と同様に経費として認められないと指摘してくる可能性もありますので、電子取引になる収入および経費につきましては、忘れずに、電子データの保存をしたうえで、紙でも印刷をするようにしてください。


【保存期間について】

電子取引の電子データの保存期間は、紙と同様に、法人・個人ともに7年になります。ただし、法人につきましては、8年目～10年目の期間の繰越欠損金が残っている場合には、紙の保存と同様に、8年目～10年目の期間の電子データも保存しておく必要があります。

8年目以降(法人で繰越欠損金が残っている場合には、繰越欠損金がなくなった事業年度以降)の電子データにつきましては、税務調査の対象期間になることもありませんので、削除してしまっても問題はありません。

あと、ある程度長い期間保存することになりますので、クラウドサービスであれば、保存した電子データにつきましては、パソコンなどを買い換えても問題はないのですが、パソコンなどのHDに電子データを保存している場合には、古い機器から新しい機器へ電子データを移行させる必要がでてくることも考えておかないといけませんので、デジタル機器を買い換えたときは、外部ディスクなどを使って、データを移行させる作業も必要になってきます。

いかがでしたでしょうか？

なお、上記のような感じになりますので、パソコンなどのHDで電子データの保存を行うよりも、クラウド会計などのクラウドサービスを利用した方が、効率的に作業ができると思います。

本日も最後までお読みいただきましてありがとうございました。